Este artículo explica el concepto de un Plan de Acción de una forma práctica. Después de leerlo, usted comprenderá los conceptos básicos de esta poderosa herramienta de administración del tiempo y la efectividad.
¿Qué es un Plan de Acción?
Un Plan de Acción o un programa de acción es un plan detallado con acciones específicas que son necesarias para lograr una meta.También puede consistir en una serie de pasos que deben tomarse para completar con éxito una determinada estrategia. Además, un programa de acción determina qué recursos se requieren para alcanzar la meta (SMART) y cómo y cuándo deben usarse. Esto significa que un Plan de Acción conduce a una visión u objetivo más concreto para una empresa. La ventaja es que las distintas partes que trabajan en una estrategia están en la misma página.
Un Plan de Acción es una expansión de la conocida “lista de tareas”. Generalmente se reconoce que estas listas pueden ser útiles ya que muchas personas las usan en su vida cotidiana. Sin embargo, la desventaja de dichas listas que consisten en tareas que a menudo son abrumadoras cuando una persona, como un gerente de proyecto, tiene múltiples responsabilidades. Un Plan de Acción es una versión más sólida de dicha lista de tareas, que incluye objetivos a corto, mediano y largo plazo. Esto facilita la delegación de ciertas tareas y ayuda a horrar tiempo. Adicional a esto un programa de acción fomenta la priorización y el enfoque de los asuntos importantes. Esto puede ayudar ahorrar tiempo valioso que aumenta la efectividad y la productividad de una empresa o del empleado individual. Lo que anteriormente se experimentaba como abrumador ahora se vuelve perspicaz y controlado.
Pasos del Plan de Acción y ejemplo
Escenario: la cafetería ABCafé desea comenzar a importar su café desde Colombia en lugar de comprar en un negocio de importación porque los costos de compra son demasiado altos para obtener suficientes ganancias.
1. Definir lo que quieres lograr
La composición del objetivo de un Plan de Acción es crucial para la motivación y le recuerda al usuario el hecho de que el resultado final merezca la pena. Esto podría incluir una solución a un problema, que se establecerá con el Proceso de Definición de Problemas, u objetivos intermedios en un proyecto.
Escenario ABCafé: la política de compras actuales de ABCafé no es viable debido al alto precio de compra. Si ABCafé importará su propio café, esto podría llevar a un ahorro de costos de compra del 15%. Los menores costos de compra se incorporan en el precio de venta para garantizar suficientes clientes.
2. Recopilar, analizar y organizar datos
Hacer una lista con todos los problemas que demandan una solución dentro de la definición del problema o los objetivos provisionales. Intente reunir todo lo que sea relevante y que usted considere que requiere atención para completar el Plan de Acción, grande o pequeño, personal y profesional. También considere las cosas que se recopilan automáticamente, como correos electrónicos importantes o documentos.
También apunte todas las ideas que están flotando en su cabeza y reúna las ideas que ha escrito en un pedazo de papel que guardas en el fondo de su cajón. Haga un balance de estas ideas en un solo lugar, esto es necesario para enfocarse. Esto también incluye las listas de tareas por hacer.
Escenario:
- Contactar a productores de café en Colombia
- Solicitar cotizaciones
- Viajar a Colombia para inspeccionar y establecer la calidad de granos de café.
- Negociar los precios
3. Acortar la lista
Ahora que tienes una lista que contiene todo lo que está relacionado o que posiblemente influya la finalización del Plan de Acción, hay que acortar esta lista.
Escenario ABCafé: debido a los medios financieros ya limitados, el gerente de ABCafé decide no inspeccionar la calidad del café durante el viaje a Colombia. En su lugar, pide que se le envíen muestras del café.
4. Organizar y priorizar
Analicé que acciones o proyectos tienen prioridad y haga dos listas de acciones. Tareas o acciones pequeñas individuales que forman parte de un todo y que pueden requerir varias personas para su ejecución. Use la Matriz de Prioridades de Acción (APM) para priorizar eficazmente.
Escenario ABCafé: Usar el APM para priorizar. En este caso, las acciones del paso 3 ya están en correcto orden.
5. Definir quién hará qué, con qué medios y cuándo
Al llegar a este punto, la parte principal del Plan de Acción ya se ha completado. Ahora tome la lista con las acciones que deben completarse y asigne las acciones a unas personas. Tenga en cuenta las competencias de todos para asegurar una finalización efectiva. Considerar también:
- Quién es el responsable de qué (use la matriz de asignación de responsabilidades para este propósito)
- Quién y qué necesita apoyo
- Métodos de comunicación
Escenario ABCafé: en el caso de una nueva estrategia de compra de ABCafé, el gerente de ventas, debido a la ausencia de un gerente de compras, es responsable de todo el proceso.
6. Llevar a cabo el Plan de Acción
Dar la señal de inicio para el Plan de Acción. Tenga en cuenta la regla 80-20 (Análisis de Pareto): enfóquese en lo que es importante. También monitorear el progreso de los plazos e hitos. Utilice el diagrama de Gantt Chart para este propósito.
7. Monitorear y evaluar
Durante la ejecución del Plan de Acción, es esencial monitorear de forma cuidadosa y efectiva los acontecimientos. Cuando surgen cambios o salen a la luz nuevos problemas, estos deben comunicarse a todos para prevenir trabajo innecesario. Cuestiónate a ti mismo las siguientes preguntas:
- ¿Estamos hacienda lo que se acordó?
- ¿Lo estamos hacienda correctamente?
- ¿Es importante lo que estamos haciendo para lograr la meta?
- ¿Se han completado todas las acciones individuales y grupales?
- ¿Se ha logrado el objetivo final?
Consejos para la creación de un Plan de Acción
Los siguientes consejos le ayudarán a crear efectivamente un Plan de Acción claro:
- Use todas las herramientas que se ofrecen en este artículo
- Elegir y definir un objetivo adecuado
- Escribir las acciones a tomar de forma concreta, medible y alcanzable
- Comunicarse con todos los involucrados en la ejecución del programa de acción
Ahora es tu turno
¿Qué piensas?, ¿reconoces la explicación del Plan de Acción?, ¿cuáles crees que son los factores que contribuyen al logro efectivo de los objetivos o la resolución de problemas?, ¿cómo se utilizan los programas de acción?, ¿tienes algún consejo o comentario adicional?
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Más información
- Goodstein, L., Nolan, T., Pfeiffer, J. (1993). Applied Strategic Planning: How to Develop a Plan That Really Works. McGraw-Hill Education.
- Kerzner, H., & Kerzner, H. R. (2017). Project management: a systems approach to planning, scheduling, and controlling. John Wiley & Sons.
- Macan, T. H. (1994). Time management: Test of a process model. Journal of applied psychology, 79(3), 381.
Cómo citar este artículo:
Janse, B. (2018). Plan de Acción . Recuperado [insertar la fecha] de toolshero: https://www.toolshero.es/gestion-del-tiempo/plan-de-accion/
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