Day in the Life of (DILO)

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Este artículo explica Day in the Life of (DILO), desarrollado por Francis J. Gouillart, de una forma práctica. Después de leerlo, usted comprenderá los conceptos básicos de esta potente herramienta de gestión de la calidad.

¿Qué es Day in the Life of (DILO)?

El estudio Day in the Life of (DILO) proporciona información sobre las tareas que agregan valor en el trabajo diario y destaca las tareas que no agregan valor. Identificarlos y luego eliminarlos mejorará su trabajo de manera efectiva. El enfoque Day in the Life of (DILO) es una herramienta de gestión del tiempo y una Producción LEAN, desarrollada en 1994 por el experto en organización estadounidense y francés Francis J. Gouillart. LEAN, también, se enfoca en prevenir la ineficiencia debido a tareas inútiles, por ejemplo. Con el método DILO, los empleados y los equipos obtienen información sobre su propio método de trabajo y las tareas que requieren demasiado tiempo para una productividad demasiado pequeña.

Método de detección

Es una técnica que ayuda a reconocer y detectar la efectividad del trabajo que se realiza dentro de una organización. En pocas palabras, ofrece información sobre un día de trabajo estándar. El método se puede utilizar para empleados individuales, así como para un grupo de personas o un equipo que ejecuta aproximadamente el mismo trabajo. Tampoco es siempre fácil decir con anticipación cuánto tiempo pasa un gerente con su equipo. El método DILO permite que se siga de cerca todo el proceso de trabajo, después de lo cual todos los integrantes del equipo obtienen información sobre su propia productividad en el lugar de trabajo. Esto puede entonces aumentar y mejorar la efectividad del equipo. Como método de detección, Day in the Life of (DILO) puede ayudar a una organización a comprender su propia proposición, permitiéndole mejorar desde dentro. Cuando los equipos trabajan de manera más efectiva, esto también tiene un efecto positivo en el medio ambiente y en sus clientes.

Valor Agregado (VA) y sin valor agregado (NVA)

Un ojo exterior durante un día de trabajo proporciona diferentes perspectivas. La otra persona mira el trabajo objetivamente, hará preguntas sobre por qué se toman ciertas acciones, es crítica y puede encontrar que algunas tareas toman demasiado tiempo o son innecesarias. Pueden ofrecer sugerencias para un enfoque alternativo. Los cuellos de botella salen a la luz y, en última instancia, pueden lograrse métodos de trabajo más inteligentes. Esta es la idea subyacente de esta herramienta.

En su artículo innovador de 1994, Gouillart indicó que existe una gran brecha entre el liderazgo de las organizaciones y sus usuarios finales. Si bien la administración más alta tiene como objetivo aumentar continuamente la rotación, existe una falta de información sobre las necesidades de sus clientes. Esta información puede ser obtenida por diferentes capas dentro de la organización, pero si están trabajando en otras cosas, habrá muy poco tiempo para interactuar con los clientes.

Hoy en día, Day in the Life Of (DILO), (DILO, por sus siglas en inglés) se utiliza principalmente para proporcionar información sobre las actividades y para distinguir cuáles hacen y cuáles no agregan valor a la organización. Las tareas de VA representan “valor agregado”; Tareas que agregan valor al producto final y, por lo tanto, son valiosas para el cliente. Las tareas NVA significan “sin valor agregado”; Tareas que no contribuyen al producto final. Las tareas NVA se pueden dividir en tareas NVAU y NVAA; “Inevitable” y “evitable”. Las tareas inevitables pueden no contribuir, pero son necesarias para llevar a cabo dentro del proceso de trabajo. Las tareas evitables no contribuyen, ni agregan valor al proceso de trabajo en sí. La única opción es eliminar estas tareas del proceso.

Aplicación, Day In the Life Of (DILO)

El método de Day in the Life Of (DILO) consume mucho tiempo, pero vale la pena la inversión. Las tareas que no contribuyen al producto final y, por lo tanto, se deben omitir están claramente identificadas. Day in the Life Of (DILO) ofrece a una organización una visión adecuada de las actividades diarias. Muchos días de trabajo están llenos de tareas rutinarias, de las cuales nadie recuerda por qué se realizan en primer lugar. El método (DILO) agrega un enfoque a la organización y dará como resultado un aumento estructural del tiempo dedicado a las tareas del VA.

Los siguientes pasos ofrecen una forma sencilla de aplicar un análisis de Day In the Life Of (DILO):

Day In the Life Of (DILO) steps - toolshero

Paso 1 – Determinar el alcance

En primer lugar, es importante decidir a quién o qué departamento se beneficiaría más de un Análisis DILO. ¿Qué procesos, actividades, objetivos y otras funciones tienen lugar en el departamento en cuestión? Durante esta fase, determinamos qué empleados participarán en el análisis. También es importante considerar el marco de tiempo de DILO. Esto podría ser un día laboral o una semana, por ejemplo. Cuanto más prolongado sea el marco de tiempo de un Análisis  (DILO), más precisa será la imagen que obtendrá.

Paso 2 – Transmitir objetivos

Antes de comenzar con Day in the Life of (DILO), debe explicar a los miembros del equipo cuál es el objetivo y cómo planea utilizar la información o los datos. Esto evitará la ignorancia, la sospecha y la posible ansiedad entre los empleados, y les permitirá cooperar de la forma más transparente posible.

Paso 3 – Identificar actividades centrales

De antemano, debe identificar un conjunto de actividades centrales que ejecutan los empleados. Esta es la base a partir de la cual Day in the Life of (DILO) puede sacar sus conclusiones. Al categorizar las actividades básicas de antemano, puede aclarar las prioridades. Estas tareas se pueden clasificar en tareas de trabajo de rutina, reuniones, trámites, tiempos de viaje y de espera, etc.

Paso 4 – Identificar las tareas

Los participantes completarán una hoja de trabajo del Day in the Life of (DILO)para el día o la semana acordados. Luego agregan una categoría (como se determina en el Paso 3) a cada tarea. Deben ser muy observadores durante el análisis, etiquetando cada actividad VA o NVA. Funciona mejor incluir también el tiempo dedicado a cada actividad.

Paso 5 – Analizar las tareas

Posteriormente, se recopilan y analizan los análisis del Day in the Life of (DILO), de todos los empleados. Las actividades de NVA se dividen en NVAU o NVAA. Esto ya permite realizar una lista de mejoras. Especialmente las tareas de la NVAA no agregan valor, por lo que eventualmente deben cesar.

Paso 6 – Establecer el plan de mejora

El propósito principal de Day in the Life of (DILO) es mejorar la efectividad del ambiente de trabajo. Se recomienda compartir la información con los miembros del equipo, cuando se complete el análisis. Especialmente los empleados a menudo ofrecen buenas soluciones, nuevas formas de trabajar y aumentar la productividad. Establecer un plan para mejorar juntos es tanto motivador como estimulante. La conciencia de los hábitos de trabajo arraigados aumentará y las nuevas perspectivas se apoyarán más ampliamente.

Ahora es tu turno

¿Qué piensas?, ¿Es aplicable el método Day in the Life of (DILO)en su entorno personal o profesional?, ¿Reconoces la explicación práctica o tiene más sugerencias?, ¿Cuáles son sus factores de éxito para una gestión de procesos LEAN?

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Más información

  1. De Koning, H., De Mast, J., Does, R. J., Vermaat, T., & Simons, S. (2008). Generic Lean Six Sigma project definitions in financial services. Quality Management Journal, 15(4), 32-45.
  2. Farrington-Darby, T., King, G., & Clarke, T. (2008). Improving productivity in rail maintenance. Contemporary Ergonomics, 2008, 577.
  3. Gouillart, F. J., & Sturdivant, F. D. (1994). Spend a day in the life of your customers. Harvard Business Review.
  4. Koripadu, M., & Subbiah, K. V. (2014). Productivity Improvement by Applying DILO (Time and Motion) and Lean Principles. International Journal of Engineering Research and Applications, 4(10), 12-14.

Cómo citar este artículo:
Mulder, P. (2018). Day in the Life of (DILO) . Recuperado [insertar la fecha] de toolshero: https://www.toolshero.es/administracion/day-in-the-life-of-(dilo)/

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